Prot. n. 5210/C2 Fontanellato, 22 ottobre 2013
Al Dirigente Scolastico
dell’Istituto Comprensivo di Fontanellato
Il Direttore dei servizi Generali e Amministrativi
Visto l’art. 53 comma 1 del C.C.N.L. del Comparto Scuola del 29/11/2007;
Viste le direttive del Dirigente Scolastico;
Visto il POF dell’Istituto;
Vista la riunione del personale di Segreteria
Visto il Consiglio d’Istituto del 16/09/2013
propone il
PIANO DELLE ATTIVITA’ DEL PERSONALE ASSISTENTE
AMMINISTRATIVO
a.s. 2013/2014
Il piano è articolato sui seguenti punti:
Orario di funzionamento dell’ ufficio di segreteria
Orario individuale degli assistenti amministrativi
Individuazione e articolazione servizi
Criteri di suddivisione dei carichi di lavoro
Incarichi specifici
Orario di Funzionamento
L’Ufficio di Segreteria osserva il seguente orario: dal lunedì al venerdì dalle ore 7,30 alle ore 17,00 ed il sabato dalle ore 7,30 alle ore 13,30; gli uffici sono aperti al pubblico tutti i giorni dalle ore 7,30 alle ore 8,30 e dalle ore 12,15 alle ore 13,15.
Nelle giornate di martedì e mercoledì l’Ufficio è aperto al pubblico anche in orario pomeridiano dalle ore 14,45 alle ore 16,45.
Nei pomeriggi di giovedì e venerdì è garantita la presenza di un assistente amministrativo soltanto per eventuali necessità ed urgenze. Non è prevista la sostituzione di tale personale nei giorni indicati, in quanto la presenza del personale stesso è determinata dalla disponibilità personale del sig. Rago al giovedì e della sig.ra Quarantelli al venerdì.
Il turno pomeridiano del lunedì sarà coperto dalle sigg. Quarantelli e Fanfoni; il turno pomeridiano del martedì sarà coperto dalla sig.ra Mottalini e dal sig. Rago; il turno pomeridiano del mercoledì sarà coperto dalla sig.ra Pecorari e dalla sig.ra Gianquinto.
Vista la presenza contemporanea di n. 2 ass. amm.vi, non si provvederà alla sostituzione in caso di assenza di una unità, salvo casi di particolare necessità.
Nei periodi di sospensione delle lezioni ( vacanze natalizie, pasquali, mesi di luglio e agosto) sarà possibile prevedere il solo orario antimeridiano . Il personale chiederà giorni di ferie durante i giorni di chiusura dell’Ufficio deliberati dal Consiglio d’Istituto.
Orario individuale di lavoro:
L’orario individuale di lavoro sarà il seguente:
Sig. ra Quarantelli Anna lunedì 11,30 – 17,00
martedì - mercoledì- giovedì - sabato 7,30 – 13,00
venerdì 7,30-13,00/14,00-17,00
Sig.ra Fanfoni Marta (part-time a 32 h)
lunedì 10,00-17,00
martedì 7,30-14,30
mercoledì-giovedì – venerdì 7,30-13,30
Sig.ra Pecoraro Maria (part-time a 30 h)
lunedì- martedì – giovedì – venerdì 7,30 – 13,30
mercoledì 11,00-17,00
Sig.ra Gianquinto Annamaria (part-time 32 h ) orario trisettimanale così strutturato:
1a e 2a settimana: lunedì 7,30- 14,00
martedì – giovedì- venerdì 7,30- 13,30
mercoledì 7,30 – 13,30 /14,30-17,00 (n. 33 ore sett.li)
3a settimana lunedì – martedì – giovedì – venerdì 7,40 – 13,10
mercoledì 7,40 – 13,10/14,30-17,00 (n. 30 ore sett.li)
Sig.ra Mottalini Andreina (part- time 30h)
lunedì- mercoledì- giovedì - venerdì - sabato 7,50 – 12,50
martedì 12,00 – 17,00
Sig. Rago Massimiliano Martedì 7,30- 13,30/14,00- 17,00
Mercoledì – venerdì – sabato 7,30-13,30
Giovedì 7,30- 13,30/14,00- 17,00
Sig. Piccolo Giuseppe (part-time 20 h) lunedì-mercoledì-giovedì-sabato 8,00-13,00
Il D.S.G.A. osserverà il seguente orario: dal lunedì al venerdì 8,50 – 14,50
sabato 7,30 – 13,30
Individuazione e articolazione servizi
Viene proposta la suddivisione del lavoro nelle seguenti aree:
A-AREA GESTIONE ALUNNI
Sig.ra Pecoraro Maria (scuola primaria)
Iscrizioni : predisposizione, modulistica ed organizzazione, inserimento alunni nuovi iscritti a Sissi, Trasferimenti, (aggiornamento classi a Sissi) - Rapporti con le famiglie - Schede di valutazione -–Statistiche alunni – Gestione atti alunni censiti e collaborazione con la figura F.S per la gestione del Portale Disabili–– Obbligo formativo –– Anagrafe alunni, corrispondenza relativa agli alunni circolari varie, modulistica pratiche alunni disabili –Stampa elenchi alunni per viaggi d’istruzione e uscite didattiche- Tenuta fascicoli alunni – Richiesta e trasmissione documenti alunni – Documenti d’identità (per le uscite didattiche) –- Cedole librarie – Borse di studio – Concorsi per alunni – Elezioni e Convocazioni Consigli Interclasse – Pre scuola–
Sig.r Rago Massimiliano (scuola dell’infanzia e secondaria)
Iscrizioni : predisposizione, modulistica ed organizzazione, inserimento alunni nuovi iscritti a Sissi, Trasferimenti, (aggiornamento sezioni a Sissi) - Rapporti con le famiglie- Statistiche alunni – Gestione atti alunni censiti – Anagrafe alunni, corrispondenza relativa agli alunni circolari varie, modulistica pratiche alunni disabili - Uscite didattiche- Tenuta fascicoli alunni - Richiesta e trasmissione documenti alunni – Esami licenza secondaria 1° grado-Documenti d’identità (per le uscite didattiche) - Elezioni e Convocazioni Consigli Intersezione e Classe- Pre scuola – - Adozione libri di testo - Diplomi – Assistenza ai docenti nella gestione del Registro Elettronico
Su richiesta dell’ass.te Pecorari si sono suddivisi tra le n. 2 unità dell’Ufficio Alunni i tre ordini di scuola, ma si auspica e ci si aspetta, così come da accordi presi durante la riunione dell’Ufficio di segreteria, un rapporto collaborativo tale che, in assenza dell’addetto alla scuola primaria si possa contare sul supporto dell’addetto alla scuola dell’infanzia e secondaria e viceversa)
Sig.r Piccolo Giuseppe
Gestione registro facile consumo – Redazione atti per i diversi uffici- Redazione nomine per compensi accessori.
B-AREA GESTIONE PERSONALE
Sig.ra Mottalini Andreina - Sig.ra Gianquinto Annamaria
Personale docente e ATA a tempo determinato e indeterminato: Stato giuridico - Tenuta
fascicoli - Richiesta e trasmissione documenti - Certificati di servizio personale - Gestione
assenze ed emissione decreti - Contratti insegnanti di religione – Conteggio ore eccedenti –
Graduatorie soprannumerari e perdenti posto - Gestione ricostruzione di carriera –
Chiamata mediante fonogramma o telegramma supplenti - Trasferimenti, utilizzazioni e
dimissioni – – Stipula contratti e gestione procedure al SIDI – Pratiche Ragioneria dello Stato
e Ufficio Prov.le del Lavoro- Liquidazione stipendi personale supplente temporaneo – TFR-
Gestione graduatorie d’Istituto- Gestione pratiche pensionamenti- Pubblicazione degli atti di
competenza sul sito Ufficiale della scuola
C-AREA AFFARI GENERALI
Sig.ra Quarantelli Anna
Protocollo in arrivo – Scarico posta elettronica –Archiviazione corrispondenza – Convocazione Giunta Esecutiva e Consiglio d’Istituto – Rapporti con i Comuni per la manutenzione ordinaria - Assemblee sindacali e rilevazione scioperi e trasmissione dati al MIUR e Sciopnet – Stampa attestati corsi di aggiornamento docenti e ATA – Elezioni Organi Collegiali pluriennali (Consiglio d’Istituto ed RSU)- Infortuni alunni e personale
D-CONTABILITA’
Sig.ra Fanfoni Marta (part time 32 ore)
Gestione INPS cartacea e on line (DM10 e EMENS) – Gestione IRAP con conguaglio annuale
Gestione e acquisto materiale di pulizia e sanitario – Assistenza al D.S.G.A. nella
sostituzione del personale ATA assente- Monitoraggio e conteggio ore straordinarie dei
coll.ri scolastici nei 7 plessi e degli ass.ti Amm.vi – Stipula contratti personale esterno alla
scuola – Gestione ordini in partenza e in arrivo – Gestione registro c/c postale
In collaborazione con il D.S.G.A.: Programma Annuale – Conto Consuntivo - Liquidazione dei
compensi accessori-– Rilevazioni e Monitoraggi relativi alla contabilità – Anagrafe delle
prestazioni
Criteri di carattere generale:
Ogni assistente amm.vo avrà cura di protocollare in partenza gli atti relativi al proprio servizio e redigerà le circolari relative al proprio settore.
Ogni assistente amm.vo avrà cura di visionare quotidianamente la Posta elettronica ed il Sito Ufficiale della Scuola
Criteri generali per la gestione della protocollazione e archiviazione Posta:
L’ass.te amm.vo addetto al Protocollo avrà cura di scaricare subito al mattino la posta (laddove si deve ricomprendere in questo termine la posta cartacea, la posta elettronica, la posta certificata), la protocollerà e ne farà prendere visione al Direttore S.G.A, per poi archiviarla al massimo entro il giorno successivo. Lo scarico della posta andrà effettuato anche a metà e a fine mattina con le stesse modalità. In nessun caso verranno effettuate fotocopie degli atti.
Criteri di suddivisione dei carichi di lavoro:
L’ assegnazione dei compiti di servizio viene effettuata tenendo presente:
-obiettivi e finalità individuati nel POF
-proposte emerse dal personale interessato
-professionalità individuali delle persone
-normativa vigente
In relazione a particolari esigenze di servizio che possono subentrare, le suddette mansioni possono essere diversamente assegnate, secondo disposizioni temporanee emanate dal dirigente scolastico o dal direttore dei servizi generali e amministrativi.
E’ auspicabile una costante e fattiva collaborazione tra il personale amministrativo, così che tutti siano in grado di svolgere i compiti dei colleghi eventualmente assenti.
Disposizioni organizzative inerenti il servizio:
Tutti gli atti e i documenti emessi dovranno essere controllati prima di essere sottoposti alla firma del direttore S.G.A e/o del dirigente scolastico.
Tutti gli atti dovranno indicare il/la responsabile della pratica
Tutta l’attività deve essere svolta nel rispetto delle norme sulla trasparenza e della privacy (d.lgs.196/2003).
Nel caso in cui, in assenza di personale amministrativo, non venisse nominato il supplente, in base alla normativa vigente o a considerazioni di opportunità, il personale in servizio svolgerà il lavoro dei colleghi assenti.
Orario flessibile:
Non si autorizzerà, salvo casi di necessità di servizio, il recupero di ritardo accumulato sul proprio orario di ingresso oltre i 20 minuti nella stessa giornata.
Straordinario
L’ingresso anticipato non verrà in alcun modo contabilizzato se non effettuato per esigenze di servizio e previa autorizzazione del Direttore S.G.A, così come la permanenza in Ufficio oltre il proprio orario senza che ci sia autorizzazione da parte del Direttore S.G.A.
Permessi brevi e recuperi (art. 16 CCNL 29/11/2007) :
Il personale potrà usufruire, a domanda, di permessi orari non eccedenti la metà dell’orario giornaliero di servizio fino ad un massimo di 36 ore nel corso dell’anno scolastico. Tali permessi dovranno essere recuperati entro i due mesi successivi alla fruizione e in relazione a reali esigenze di servizio, per cui il loro recupero sarà disposto dal Direttore S.G.A. per sostituzioni dei colleghi assenti.
Non si potrà richiedere un permesso breve a recupero di straordinario effettuato in precedenza.
Nei casi in cui non sia possibile il recupero per fatto imputabile al dipendente, L’Amministrazione provvede a trattenere una somma pari alla retribuzione spettante al dipendente stesso per il numero di ore non recuperate ( art. 16 comma 4 CCNL del 29/11/2007)
Ferie:
A richiesta dell’interessato e salvaguardando le esigenze di servizio si potranno concedere giorni di ferie anche non in concomitanza con i periodi di sospensione delle lezioni.
Tali giorni di ferie andranno autorizzati dal Dirigente Scolastico sentito il parere del Direttore S.G.A.
Per quanto riguarda le ferie nel periodo estivo e negli altri periodi di sospensione delle attività didattiche si richiederà al personale di farne proposta con largo anticipo al fine di garantire il servizio. Una volta formulato il piano ferie per tutto il personale, esso verrà esposto all’albo di tutti i plessi.
Si potranno prevedere richieste di cambio nella scelta dei giorni di ferie da usufruire in caso di eccessive richieste per periodi concomitanti.
Chiusure prefestive:
I giorni di chiusura prefestiva deliberati dal Consiglio d’Istituto dovranno essere recuperati mediante ferie o festività soppresse.
Prestazioni aggiuntive all’orario di servizio:
Saranno prese in considerazione soltanto le ore aggiuntive all’orario di servizio concordate col Direttore S.G.A. e saranno concesse soltanto per il tempo strettamente necessario.
Si dovrà prevedere una pausa dopo le 7,12 ore di servizio.
Le ore di lavoro effettuate oltre l’orario ordinario saranno retribuite col fondo d’istituto oppure saranno recuperate nei periodi di sospensione delle lezioni secondo quanto sarà previsto in contrattazione d’istituto
Incarichi specifici e attività aggiuntive:
Gli incarichi aggiuntivi saranno individuati in relazione all’assunzione di compiti di particolare responsabilità (art. 50 CCNL del 29.11.2007 e successiva sequenza contrattuale prevista dall’art. 62 dello stesso CCNL )
Escludendo gli ass. amm. che beneficiano della prima posizione economica, rimangono n. 3 ass.ti di cui n. 2 part-time, pertanto, se in sede di contrattazione si riterrà di escludere l’applicazione dell’art. 58 comma 8 del CCNL del 29.11.2007, si propongono i seguenti incarichi specifici :
- collaborazione con la funzione strumentale per i viaggi d’istruzione e le uscite didattiche (si propone la sig.ra Pecorari)
- coordinamento rapporti ufficio personale e ufficio contabilità (si propone la sig.ra Gianquinto)
- gestione del Registro Elettronico (si propone il sig. Rago)
L’individuazione del numero degli incarichi specifici e delle attività incentivabili e la loro a quantificazione forfettaria saranno comunque oggetto di esame da parte delle RSU.
Gli ass. amm.vi titolari della prima posizione economica svolgeranno i seguenti compiti:
- La sig.ra Quarantelli curerà tutto ciò che attiene alla Privacy e alla Sicurezza nelle scuole
- La sig.ra Fanfoni emetterà mandati e reversali in assenza del D.S.G.A. in caso di necessità
- La sig.ra Mottalini presterà assistenza al D.S.G.A. nella compilazione dei modelli PA04 per la parte relativa allo Stato di Servizio
In caso di necessità il D.S.G.A. valuterà la possibilità di autorizzare gli assistenti amministrativi
ad effettuare ore aggiuntive per assolvere ad incombenze indifferibili; tali attività consisteranno in prestazioni di lavoro aggiuntivo o intensificazione delle prestazioni lavorative (art.88 del CCNL del 27.11.07).
IL D.S.G.A.
Marzia Suraci